Starfsreglur stjórnar//
Starfsreglur stjórnar Félags íslenskra hjúkrunarfræðinga
Markmið
Markmið reglna þessara er að tryggja jafnræði við meðferð mála, vandaða og óháða málsmeðferð og koma í veg fyrir hagsmunaárekstra í starfsemi félagsins.
Meginverkefni stjórnar
4.mgr. 11. gr. laga Fíh
Stjórnin fer með æðsta vald í málefnum félagsins á milli aðalfunda. Hlutverk stjórnar er að móta stefnu og megináherslur félagsins í samræmi við stefnumörkun og ákvarðanir aðalfundar. Stjórn ber ábyrgð á fjárreiðum félagsins og starfsemi gagnvart aðalfundi.
Fundir stjórnar
Stjórn skal á fundum fjalla um ákvarðanir varðandi stefnumótun félagsins, en formaður í samvinnu við framkvæmdaráð skal annast daglegan rekstur í samræmi við stefnu stjórnar. Stjórnin skal funda eftir því sem ástæða þykir til en þó eigi sjaldnar en ársfjórðungslega. Stjórn heldur vinnufundi eftir því sem þörf er á þar sem tekin eru fyrir málefni sem þarfnast sérstakrar athygli og eða stefnumörkunar.
Að loknum aðalfundi setur stjórn sér fundaáætlun fyrir komandi ár. Heimilt er að halda fundi stjórnar í gegnum síma eða með gagnaflutningi.
Boðun funda
Formaður boðar til fundar með minnst viku fyrirvara. Ef sérstakar ástæður eru fyrir hendi er þó heimilt að boða stjórnarfund með skemmri fyrirvara. Formanni er skylt að boða til stjórnarfundar innan viku ef fimm eða fleiri stjórnarmenn æskja þess. Sinni formaður ekki slíkri beiðni innan hins tilgreinda frests er stjórnarmönnum þeim sem óskuðu eftir stjórnarfundi heimilt að boða til fundarins með eins sólarhrings fyrirvara.
Fundaboðun einstakra funda þar sem fram kemur fyrirhuguð dagskrá fundar og málsgögn einstakra liða skal birt á rafrænu vinnusvæði stjórnar 5 dögum fyrir boðaðan stjórnarfund. Stjórnarmenn skulu snúa sér til formanns með óskir um að mál verði tekin á dagskrá stjórnarfunda.
Lögmæti stjórnarfunda
Stjórnarfundir eru lögmætir ef mættur er meiri hluti stjórnarmanna.
Formaður, og í fjarveru hans varaformaður stýrir fundum. Afl atkvæða ræður úrslitum í stjórn en falli atkvæði jöfn ræður atkvæði formanns.
Fundargerðir, fundarritun og fylgigögn
Ritari stjórnar skal skrá gerðarbók um það sem fjallað er um á fundum stjórnar. Í fjarveru hans felur fundarstjóri öðrum stjórnarmanni að rita fundargerð.
Skulu bókanir vera skýrar og skal sérstaklega bóka allar samþykktir, ákvarðanir og ályktanir stjórnarinnar. Í fundargerðarbók skal skrá eftirfarandi.
- Hvar og hvenær fundurinn er haldinn.
- Hverjir sitja fundinn, hver stýrir honum og hver ritar fundargerð.
- Dagskráratriði, stutta lýsingu á dagskrárliðum og gögnum fundarins.
- Ákvarðanir sem teknar eru og atkvæðagreiðslur, ef til þeirra kemur.
- Ályktanir stjórnar.
- Sérstakar bókanir stjórnarmanna.
- Upphaf og lok fundartíma.
- Hvenær næsti stjórnarfundur verður haldinn.
Stjórnarmaður sem ekki er sammála ákvörðun stjórnar á rétt á að fá sérálit sitt skráð í gerðarbókina sem bókun.
Fundargerðin skal, nema annað sé ákveðið, birt á vefsvæði stjórnar innan 7 daga frá því að fundi lauk. Fundargerð er lögð fram til samþykktar á næsta stjórnarfundi. Frumrit fundargerðar- og trúnaðarbókar skulu varðveittar í húsakynnum félagsins og skulu þær vera aðgengilegar fyrir stjórnarmenn og endurskoðendur félagsins. Fundargerðir stjórnar skulu gerðar aðgengilegar félagsmönnum með birtingu á vefsvæði félagsins.
Trúnaðarmál
Í þeim tilvikum að um sérstaklega viðkvæm mál er að ræða, eða mál tengd miklum hagsmunum einstaklinga eða félaga, getur formaður ákveðið að slík mál séu merkt sem "trúnaðarmál" áður en þau eru lögð fyrir stjórnarfund. Mál sem merkt eru "trúnaðarmál" skulu ekki rædd við aðra en stjórnarmenn og málsaðila. Séu málsgögn merkt trúnaðarmál eru þau ekki birt á vefsvæði stjórnar og stjórnarmönnum ekki heimilt að taka þau með sér af stjórnarfundum. Umfjöllun og niðurstaða stjórnar í málum sem merkt eru trúnaðarmál skal rituð í trúnaðarbók. Trúnaðarbók er jafnan opin stjórnarmönnum og endurskoðendum félagsins.
Réttindi og skyldur stjórnarmanna
Stjórnarmaður er eingöngu bundinn af sannfæringu sinni, en ekki fyrirmælum þeirra sem hafa kosið hann. Einstakir stjórnarmenn skulu ekki hafa afskipti af ákvörðunum um einstök viðskipti félagsins og skulu ekki koma fram sem umboðsaðilar annarra gagnvart félaginu.
Það er réttur allra stjórnarmanna að fá afhent afrit allra samninga, skýrslna og athugana sem unnar eru fyrir félagið eða eru til umfjöllunar á þess vegum. Þetta á þó ekki við ef regla um vanhæfi stjórnarmanns á við.
Trúnaðareiður og þagnarskylda
Stjórnarmenn eru bundnir þagnarskyldu um allt það, sem þeir fá vitneskju um í störfum sínum fyrir félagið og leynt á að fara samkvæmt lögum eða eðli máls. Þagnarskyldan helst þótt látið sé af stjórnarstarfi. Stjórnarmönnum ber að varðveita þau gögn sem þeim er úthlutað þannig að aðgengi óviðkomandi aðila að gögnunum sé útilokað. Þegar stjórnarmenn láta af störfum fyrir félagið, skulu þeir skila af sér til félagsins öllum gögnum varðandi trúnaðarstarfið innan tveggja vikna frá því að trúnaðarstörfum lýkur.
Fundarseta og hæfi stjórnarmanna
Það er réttur stjórnarmanna að sitja alla stjórnarfundi félagsins.
Á stjórnarmann er lögð sú skylda að honum ber að víkja sæti við meðferð og afgreiðslu máls þegar það varðar hann eða nána venslamenn hans svo sérstaklega að almennt má ætla að viljaafstaða hans mótist að einhverju leyti þar af.
Stjórnarmenn eru ekki vanhæfir þegar verið er að velja fulltrúa til trúnaðarstarfa á vegum félagsins eða ákveða þóknun fyrir slík störf.
Stjórnarmanni sem telur hæfi sitt orka tvímælis ber að vekja athygli á því. Honum er heimilt við meðferð máls sem hann er vanhæfur að afgreiða að gera stuttlega grein fyrir afstöðu sinni. Stjórn sker umræðulaust úr um hvort mál er svo vaxið að einhver stjórnarmanna sé vanhæfur. Stjórnarmaður sem hlut á að máli má taka þátt í atkvæðagreiðslu um hæfi sitt. Stjórnarmaður sem vanhæfur er við úrlausn máls skal yfirgefa fundarsal stjórnar við meðferð og afgreiðslu þess.
Fundarseta annarra en stjórnarmanna
Stjórn ákveður hvort og hvenær aðrir starfsmenn félagsins sitja stjórnarfundi. Formaður getur ákveðið að bjóða utanaðkomandi aðilum á stjórnarfundi til að kynna ákveðin mál er varða starfsemi félagsins eða aðila tengdum starfsemi þess. Seta slíkra aðila skal afmörkuð við þau tilteknu mál.
Seta í stjórnum, nefndum og ráðum
Stjórn tekur ákvörðun um setu stjórnarmanna Fíh í nefndum, ráðum og stjórnum þar sem félagið hefur fulltrúa. Við slíka ákvörðun skal fjallað um ástæður þess að stjórnarmaðurinn taki slíkt sæti og áhrif stjórnarsetunnar á hlutverk viðkomandi stjórnarmanns í stjórn félagsins.
Ársskýrsla stjórnar
Í skýrslu stjórnar fyrir aðalfund skal koma fram yfirlit um starfsemi félagsins á starfstímabilinu, svo og upplýsingar um atriði sem mikilvæg eru við mat á fjárhagsstöðu þess.
Verkaskipti
Eins og segir í 1.mgr.11gr. laga Fíh skiptir nýskipuð stjórn með sér verkum og kýs úr sínum hópi varaformann, ritara og gjaldkera stjórnar.
Formaður
Formaður Fíh starfar samkvæmt starfslýsingu er málsvari stjórnar og kemur fram fyrir hennar hönd varðandi málefni félagsins.
Formaður ber ábyrgð gagnvart stjórn á hinum daglega rekstri og að í öllu
sé farið eftir samþykktum félagsins, lögum og reglum. Hinn daglegi rekstur tekur ekki til ráðstafana sem eru óvenjulegar eða mikils háttar.
Formaður skal í störfum sínum hafa náið samráð við framkvæmdaráð og upplýsa stjórn um
þýðingarmikil mál, er félagið varða. Formaður skal sjá til þess, að leggja fyrir stjórnarmenn þau gögn á stjórnarfundum sem nauðsynleg eru til þess að þeir geti tekið sjálfstæðar ákvarðanir um þau málefni sem til meðferðar eru og geti rækt starfa sinn sem stjórnarmenn svo vel sem kostur er.
Formaður Fíh kemur fram fyrir hönd stjórnar gagnvart starfsmönnum félagsins og hefur þar hlutverk framkvæmdastjóra félags. Formaður skal fyrir 1. febrúar ár hvert, í samvinnu við gjaldkera og fjármálastjóra félagsins vinna tillögur að fjárhagsáætlun næsta fjárhagsárs.
Stjórnin ákvarðar laun formanns og önnur starfskjör, gengur frá starfslýsingu hans, setur honum erindisbréf og veitir honum lausn frá störfum. Laun formanns skulu miðast við hæstu röðun í launatöflu í samningum félagsins við ríkið. Stjórn felur tveimur fulltrúum stjórnar umboð til að annast samninga við formann um laun og önnur starfskjör. Gerður skal skriflegur ráðningarsamningur við formann sem lagður er fyrir stjórn. Ráðningarsamningur gildir í einn mánuð eftir að nýr formaður hefur tekið til starfa. Að þeim tíma liðnum er ekki um ráðningarsamband fráfarandi formanns og félagsins að ræða, né heldur frekari greiðslur til fráfarandi formanns.
Varaformaður
Í fjarveru formanns stýrir varaformaður fundum og skal varaformaður taka að sér störf hans. Varaformaður er fulltrúi stjórnar í framkvæmdaráði félagsins. Varaformaður tekur að sér öll störf formanns í leyfum hans, telji stjórn þess þörf. Láti formaður af störfum innan þess tímabils sem hann hefur verið kjörinn til formennskunnar skal varaformaður taka við og gegna embætti formanns, með réttindum og skyldum þeim er starfinu fylgja, út starfstímabilið.
Gjaldkeri
Hlutverk gjaldkera félagsins, umfram almenn stjórnarstörf, er að hafa eftirlit með fjárreiðum félagsins almennt í umboði stjórnar og í samvinnu við formann félagsins og fjármálastjóra þess.
Gjaldkeri nýtir sér eftir þörfum ráðgjöf endurskoðenda og fjármálastjóra félagsins og kallar eftir upplýsingum um fjárhagstöðu þess til kynningar í stjórn félagsins. Samstarf gjaldkera og starfsmanna félagsins skal aldrei fara fram án vitundar formanns. Gjaldkeri skal leggja fyrir stjórn til samþykktar drög að fjárhagsáætlun næsta almanaksárs fyrir 1. febrúar ár hvert. Hann leggur endurskoðaða reikninga og fjárhagsáætlun yfirstandandi, sem og næsta almanaksárs, fyrir stjórn og svo aðalfund.
Gjaldkeri stjórnar Fíh er fulltrúi stjórnar í stjórn Vísindasjóðs.
Gjaldkeri stjórnar eða ritari sitja fundi framkvæmdaráðs í forföllum varaformanns.
Ritari
Hlutverk ritara félagsins umfram almenn stjórnarstörf, er að gögn félagsins séu rituð samkvæmt reglum um gerðarbækur, varin tjóni og varðveitt í samræmi við trúnaðarstig þeirra.
Ritari á samráð við formann félagsins um skipulag gagnaskráningar. Samstarf ritara og starfsmanna félagsins um þessi málefni skal aldrei fara fram án vitundar formanns.
Ritari stjórnar eða gjaldkeri sitja fundi framkvæmdaráðs í forföllum varaformanns.
Meðferð og endurskoðun starfsreglna
Allir stjórnarmenn skulu fá eintak af starfsreglum og starfslýsingum sem í gildi eru er þeir taka sæti í stjórn félagsins. Þeim skal jafnframt afhent eintak af lögum félagsins. Starfsreglur stjórnar skulu teknar fyrir á öðrum stjórnarfundi eftir aðalfund. Stjórn getur hvenær sem er á starfstíma sínum endurskoðað og breytt starfsreglum sínum enda hljóti breytingin fylgi meirihluta stjórnar. Stjórnarmenn skulu staðfesta starfsreglurnar með undirritun sinni og skal frumrit þeirra varðveitt í húsakynnum félagsins. Starfsreglurnar skulu gerðar félagsmönnum kunnugar á vefsvæði Fíh og endurskoðendum félagsins sent eintak þeirra.
Með undirritun okkar staðfestum við að ofanritaðar reglur hafa verið yfirfarnar og samþykktar af meirihluta stjórnar Félags íslenskra hjúkrunarfræðinga, á fundi stjórnar þann 1. september 2009.
Elsa B. Friðfinnsdóttir Aðalheiður D. Matthíasdóttir Ragnheiður Gunnarsdóttir
Ragnheiður Ósk Erlendsdóttir Dóróthea Bergs Fjóla Ingimundardóttir
Guðbjörg Pálsdóttir Gunnar Helgason Helga Atladóttir
Hildur Einarsdóttir Íris Dröfn Björnsdóttir Jóhanna Oddsdóttir
Jónbjörg Sigurjónsdóttir Kristín Thorberg Sigurveig Gísladóttir
Stella S. Hrafnkelsdóttir Svanhildur Jónsdóttir Þórdís Borgþórsdóttir
Skoða undirritað frumrit skjalsins á pdf formi